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Sicherheit & Datenschutz

SD

Das Thema Sicherheit wird bei der meebox durch verschiedene Maßnahmen abgedeckt. Wir bieten Ihnen die Nutzung von Domainvalidierten 256 Bit SSL Zertifikaten. Eine Verschlüsselung der Daten erfolgt per SSL-Verbindung über HTTPS und wird für alle Nutzer erzwungen. Des Weiteren können zusätzlich eigene Datenschutzrichtlinien, Nutzungsbedingungen sowie ein Impressum eingebunden werden.

• erzwungene Passwortstärken und der Einsatz von Captchas gehören ebenfalls standardmäßig zu den meebox-Systemabläufen.

• die meebox GmbH und unsere Server befinden sich in Deutschland, es gilt ausschließlich deutsches Recht

Flexibler & unabhängiger Datenzugriff

FZ

Der Zugriff auf die Daten in der meebox ist Geräte-, Plattform- und Browserunabhängig, d.h. es kann beliebig stationär von einem Desktop-PC oder aber mobil von unterwegs mit einem Tablet oder auch Smartphone auf die Bilder und Dokumente zugegriffen werden.

Es wird keine zusätzliche Software (z.B. App) auf den mobilen Endgeräten benötigt.

Intuitive Bedienung & einfacher Datenaustausch

IB

Eines der Hauptziele bei der Entwicklung der meebox war die Entwicklung eines bedienerfreundlichen, intuitiv nutzbaren Tools. Eine durchdachte Baumstruktur für die Ordner und eine Drag and Drop Funktionalität ermöglichen eine Nutzung ohne lange Einarbeitungszeit. Zudem wird die meebox durch das Rollenkonzept smart gehalten, indem jeder Benutzer nur das sieht, was sie/er unbedingt sehen muss.

Die meebox ermöglicht einen einfachen Datenaustausch mittels Upload per Browser, FTP Upload und parallele Downloads . Durch die Funktion des FTP Upload können auch vollständige Dateiverzeichnisse aus anderen Datenquellen (z.B. Festplatten, DVDs/CDs, etc.) importiert werden.

Rollenkonzept & Mandantenfähigkeit

MF

Die meebox besitzt ein klares Rollenkonzept. Die Unterscheidung zwischen Benutzern, Editoren und Admins erlaubt eine genaue und unkomplizierte Rechteverwaltung. Hierbei gelten für die Rollen, die folgenden Berechtigungen:

• Admins besitzen alle Zugriffsrechte und können Benutzer und Einstellungen verwalten

• Editoren können in zugewiesenen Ordnern up-/downloaden sowie Editieren

• User können in den zugewiesenen Ordnern nur downloaden

• DirectLink Benutzer können über eine feste URL in den zugewiesenen Ordnern nur downloaden

Durch die gezielte Freigabe einzelner Ordner auf Userebene wird die meebox mandantenfähig. So haben Sie die Möglichkeit, ein meebox Paket mit mehreren Benutzern ohne Kenntnis der weiteren Inhalte zu betreiben.

Vorschau von Dokumenten, Bild- und Video-Dateien

TG

In der Vorschau-Ansicht der meebox besteht die Möglichkeit, Bild- und PDF-Dateien sowie Videos (im Format MP4) wiederzugeben. Diese Funktionalität ist standardmäßig in den gängigen Browsern (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Chrome, etc.) aktiviert. Hierbei müssen keine zusätzlichen Plugins oder Software installiert werden.

Durch die Vorschau von Mediendateien (Media Assets) und Dokumenten (PDF-Dateien) wird ein gemeinsames Arbeiten mit Kunden, Geschäftspartnern oder auch intern in Arbeits-Teams wesentlich erleichtert.

Datenfreigabe

FG

Die meebox ermöglicht es Ihnen, den Benutzern nur Zugriff auf die Daten zu erlauben, welche diese gemäß Ihrer Rolle bearbeiten sollen. Die Steuerung der Datenfreigabe erfolgt hierbei mittels Rollen, Gruppen oder Einzelberechtigungen. Zudem besteht die Möglichkeit, bestimmte Dateien grundsätzlich für die weitere Verarbeitung zu sperren (vgl. Abbildung oben).

Import von Metadaten (Exif / IPTC)

TG

Die meebox bietet die Möglichkeit, eventuell vorhandene Metadaten (z.B. Bildgrößen, Autoren, etc.) von Bildern basierend auf den Standards Exif und IPTC oder Metadaten aus PDF-/Word-Dokumenten teilweise automatisch auszulesen. Die Begriffe werden dann in die vorhandenen Felder übernommen und können bei der Suche herangezogen werden. Weiterhin ist es möglich, vorhandene Geo-Daten von Bildern auszulesen, die dann ebenfalls bei der Suche herangezogen werden können.

Hinweis: Zur Verwendung der Funktion zum Auslesen der Geo-Daten muss zum einen der Ortungsdienst der Kamera, des Smartphones, etc. aktiviert sein. Zum anderen muss die Option "erweiterte Metatags anzeigen (Kameradaten etc.)" in den Einstellungen unter "Generelle Informationen" aktiviert werden.

Tagging

TG

Mit Hilfe der Tagging-Funktion können Sie Ihre Bilder & Dokumente entsprechend verschlagworten bzw. die automatisch importierten Begriffe (vgl. Import von Matadaten) ändern. Anhand der Suchfunktion können die Schlagwörter für die Suche herangezogen werden. Dies ermöglicht Ihnen eine zentrale Strukturierung Ihrer Bilder und Dokumente sowie die schnelle Wiederauffindbarkeit.

Automatische Benachrichtigungen (Collaboration)

KB

Die meebox ermöglicht die automatische Benachrichtigung per E-Mail über jeweilige Änderungen. Die Benachrichtigungen können pro Benutzer, Ordner und Zeitinterval (Live, Stunde, Tag, Woche, Monat) konfiguriert werden.

Hierdurch wird eine Zusammenarbeit mit anderen Teams & Abteilungen sowie anderen Dienstleistern und Kunden wesentlich vereinfacht, da alle Beteiligten auf dem gleichen Datenbestand arbeiten und bei Änderungen umgehend informiert werden.

Zentrale Suchfunktion & Merkliste

ZS

Über eine zentrale & einfache Suchfunktion können die Bilder und Dokumente anhand der Tagging- und Datei-Informationen ohne großen Suchaufwand leicht wiedergefunden werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Dateien auf eine Merkliste zu setzen und später gesammelt zu bearbeiten oder als zip-Archiv zu downloaden.

Erweiterte Suchfunktion

ES

Um bei wachsenden Bild- und Dokumentenbeständen weiterhin den Überblick zu behalten, bietet die meebox neben der einfachen und zentralen Suchfunktion zusätzlich noch eine erweiterte Suchfunktion an. Diese ermöglicht das schnelle und effiziente Suchen nach Titel, Dateinamen, Dateityp, Upload-Zeitpunkt, Beschreibung, Tags und Ordnern. Zur besseren Übersicht lassen sich die Dateien zudem schnell in der Übersicht der meebox sortieren.

Hinweis: Zur Verwendung der erweiterten Suchfunktion muss die Option "Erweiterte Suche" in den Einstellungen unter "Generelle Informationen" aktiviert werden.

Bildkonvertierung

ZS

Die meebox bietet die Möglichkeit, beim Download Bilder und Grafiken in der gewünschten Auflösung herunterzuladen. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn man die Bilder bspw. nur in Hochauflösung von einem Fotografen oder einer Agentur zur Verfügung gestellt bekommen hat und diese nun z.B. für einen Presse-, Marketingbericht oder einen anderen Verwendungszweck in einer anderen Auflösung benötigt.

Hinweis: Dass Feature ist nur in den Versionen Pro und Premium verfügbar. Damit das Feature genutzt werden kann, muss die Aktivierung der Option "Erweiterte Bildkonvertierung (z.B. Bildgröße) beim Download auf der Preview-Seite aktivieren" in den Einstellungen unter "Generelle Informationen" erfolgen.

Verlinkung von Datei-Archiven

DA

Die meebox ermöglicht die Einbindung von Mediendateien (z.B. Fotos, Videos, etc.) in bspw. öffentliche Presseberichte. Hierbei wird mittels der Rolle "DirectLink Benutzer" eine feste URL zu den Mediendateien bereitgestellt, die als Link in die öffentlichen Berichte eingebunden werden kann. Hierdurch lässt sich die gezielte Freigabe und Verlinkung von Multimedia-Material in Berichten, Artikeln und Beiträgen steuern.

Hinweis: Die Erstellung von DirektLinks ist neben den Administratoren auch optional durch Editoren bzw. Benutzer möglich. Zur Verwendung muss die Option "Erstellung von DirectLinks durch Editoren/Benutzer erlauben" in den Einstellungen unter "Generelle Informationen" aktiviert werden.

Gesicherte Verlinkung von einzelnen Dateien

LK

Die meebox erzeugt für jede Datei einen eigenen Datei-Link. Dieser kann z. B. per E-Mail verschickt werden, um anderen Benutzern den direkten Zugriff auf die Dateien in der meebox zu ermöglichen. Weiterhin kann die Verlinkung aus anderen Dokumenten, Wikis oder Systemen erfolgen.

Der Zugriff erfolgt mit einem gültigen Benutzerzugang zur meebox. Hierdurch wird der ungesicherte Versand der Dateien per E-Mail bzw. der ungesicherte Zugriff auf Inhalte verhindert. Auf diese Weise übernimmt die meebox die Funktion eines integriertes Content Management Systems zwischen den einzelnen Beteiligten und unterstützt diese bei Ihrer Zusammenarbeit.

Hinweis: Der Datei-Link ist in der Preview-Ansicht der meebox verfügbar (vgl. obige Abbildung) und kann dort direkt kopiert und eingefügt werden.

Tracking

TB

Über die intuitive Tracking-Funktionalität besteht die Möglichkeit, die Benutzeraktionen über einen bestimmten Zeitraum (bis zu 2 Jahren) nachzuverfolgen. Hierdurch können die gewünschten Aktionen (z.B. Löschen von Dateien und Ordnern) bei Bedarf nachvollzogen werden.

Internationalisierbar

INT

Die meebox unterstützt 6 verschiedene Sprachen und kann somit auch für internationale Kollaborationen (u.a. in Teams) eingesetzt werden.

Die meebox bietet die folgenden Sprachen zur Auswahl:

• deutsch
• englisch
• spanisch
• französich
• niederländisch
• chinesisch

Individualisierbar

IND

Geben Sie der meebox Ihr gewünschtes Layout und passen Sie die System-Mails entsprechend Ihrem Corporate Design an. Auf Wunsch unterstützen und beraten wir Sie bei Ihrem individuellen Branding, Webdesign oder der Integration der Meebox in eine bestehende Website.

Noch ein kleiner Hinweis: Die Systemmails können Sie auch über Ihren eigenen SMTP-Server versenden.

Partner-Schnittstelle (API)

PS

Die meebox bietet mit einer eigenen Service-API, die Möglichkeit zur Nutzung von Partnersoftware im Zusammenspiel mit der meebox.

Für Agenturen und projektorientiert arbeitende Unternehmen besteht z.B. die Möglichkeit, die Schnittstelle zwischen der meebox und der Projekt- und Fakturierungssoftware ProSonata zum Dateiaustausch zu nutzen. Für die Verwendung der Schnittstelle zu ProSonata ist zusätzlich zum meebox Tarif ein gültiger Vertrag mit ProSonata erforderlich.
Weitere Infos zur Projekt- und Fakturierungssoftware ProSonata finden Sie auf der Website unseres Geschäftspartners ProSonata.

Generell lässt sich die API auch in anderen Kontexten verwenden, wodurch die Kollaboration von bestimmten Anwendungen und der meebox denkbar sind. Sollten Sie Fragen zu der Service-Schnittstelle und den weiteren Möglichkeiten haben, so stehen wir Ihnen gerne für eine weitergehende individuelle Beratung zur Verfügung.

Flexible Kostenstruktur

FK

Die meebox kann dank eines flexiblen und kostengünstigen Mietmodells bereits ab einer geringen Investition (schon ab 5,95 EUR pro Monat) sofort eingesetzt werden.

Je nach Kundenanforderung im Hinblick auf Funktionalität, Speichervolumen und Kundenservice kann der passende Grundtarif (Basic, Pro oder Premium) ausgewählt werden. Das flexible Speicher-Management ermöglicht ein flexibles zu- und abbuchen von Speicher. Die Tarifoptionen sind monatlich änderbar und kündbar.

Gerne beraten wir Sie im Hinblick auf das für Sie geeignete Miet- bzw. Preismodell.